|
تعريف مكتب شؤون الطالبات:
و لما كان مكتب شؤون الطالبات أول مكان في كلية الدراسات الإسلامية و العربية
يستقبل الطالبات و أولياء أمورهن؛ فإنع حظي باهتمام إدارة الكلية، حرصاً منها
على دوام الإنطباع الجيد الذي يتركه لدى الجميع عند الالتحاق بالكلية
للدراسة، و عند المتابعات اليومية لاحتياجات الطالبات، و أولياء أمورهن و
العاملين بالكلية.
هيكل مكتب شؤون الطالبات:
يتكون مكتب شؤون الطالبات من:
1. مديرة شؤون الطالبات:
تكون مهمتها الأساسية التواصل مع الطالبات كأم وأخت لهن، وتكون هي
بمثابة حلقة الوصل بين المدير، والهيئة التدريسية، والموظفين، والموظفات،
والطالبات، وحل المشكلات سواء متعلقة بالكلية أو المشكلات الشخصية والإعانة
الاجتماعية، ومن النقاط المهمة والرئيسة
في مهام مديرة شؤون الطالبات:
- توفير فصول دراسية مزودة بالتكنولوجيا الحديثة: الحاسب المحمول
(Laptop)
وشاشة العرض (Projector).
- الرد على استفسارات الطالبات.
- المناقشة في القرارات والتعاميم.
- حل مشكلات الطالبات مع الأساتذة، والمدرسات، ومشاكلهم الشخصية.
- إعادة تنظيم مبنى الكلية.
- تخصيص الإعانة ودراستها.
- الإشراف على جميع الأقسام الإدارية.
- التنسيق للندوات، والحفلات والمعارض.
- تدقيق طلب الإجازة، والإستئذانات من الطالبات، والموظفات.
- ترسيخ القيم الإسلامية، وتنمية مقومات شخصية الطالبة الجامعية.
- تنفيذ القرارات الصادرة من لجنة النظام الجامعي.
- تطبيق التعاميم، والقرارات الصادرة من قبل مدير الكلية، ومتابعة العمل بها.
- المشاركة في الندوات خارج حرم الكلية.
- الإشراف على الرسائل النصية الصادرة من الكلية، و الواردة إليها.
- عقد الاجتماعات الدورية للموظفات.
- عضو في المجلس التأديبي.
- عضو في دراسة الحالات الطلابية.
- إحلال التجديد والتطوير بالكلية لصالح الطالبات.
- الإشراف على الاجتماعات مع المدير، والهيئة التدريسية، والموظفات،
والمستخدمين.
- إرسال البريد الالكتروني إلى جميع الموظفين والتعاون معهم.
- إصدار التعاميم بموافقة المدير.
- متابعة الحضور، و الغياب، و الانصراف يومياً مع تقديم إحصائية أسبوعية عن
الحضور، و الغياب، و التأخير، و الإنصراف للمدير.
- دراسة السيرة الذاتية للمتقدمات للوظيفة.
2. مساعدة مديرة شؤون الطالبات:
تقوم بمساعدة مديرة شؤون الطالبات في مهامها، وفي حالة غياب المديرة تقوم
المساعدة بمهامها.
3. القبول والتسجيل.
4. الإشراف الإداري:
هو قسم ذو ارتباط وثيق بالطالبات، والموظفات، وهيئة التدريس وهو قسم متعدد
المهام متعلق بكل الإدارات، حيث التعاون المستمر، والتعامل اليومي بين هذا
القسم، وبقية أقسام الكلية، لأنه القسم المسؤول عن المهام الكبرى داخل الكلية
المتعلقة بالطالبات، والموظفات، والهيئة التدريسية وهو بطبيعته قسم للإشراف
على مختلف الاهتمامات والمجالات داخل الكلية، و من ثم يتفرع إلى أفرع هي:
- الإعانة الاجتماعية.
- الممرضة.
- المواصلات.
- عاملات التنظيف أو شركة التنظيف.
- مرافق الكلية ( الكافتيريا والبقالة).
- المستخدمات.
ومن المهام الأساسية لموظفات الإشراف الإداري:
- القيام بمهام الإعانة الاجتماعية من استقبال الطالبات وتنسيقهن وتوزيع
الإعانة بمساعدة موظفات باقي الأقسام.
- تنظيم وتوضيح خط سير الحافلات ومتابعة الطالبات من حيث التأخير والضبط
للحركة أثناء الفترة الصباحية، و في آخر الدوام.
- توزيع الكتب الدراسية على الطالبات بمساعدة موظفات الإدارات الأخرى
بالكلية.
- الإشراف على تنظيم سفر طالبات صلالة من حيث التذاكر.
- عمل جولات دورية على الساحة ومتابعة سلوك الطالبات وضبط سلوكهن.
- استقبال شكاوى الطالبات والعمل على حلها.
- إعارة أجهزة العرض والحاسب الآلي للطالبات.
- استقبال الفاكسات الخاصة بالطالبات وذلك بالتنسيق مع مكتب المدير.
- بيع الكتب للطالبات حاملات المواد أو ممن تضيع منهن الكتب.
- التواصل مع طالبات الماجستير والليسانس عن طريق
SMS
وأيضا أعضاء هيئة التدريس والإدارية.
- استدعاء الطالبات عند الحاجة لمعرفة ما يتعلق بهن.
- إعطاء الطالبة إذن دخول المحاضرة سواء بسبب تأخر الحافلة أو وجودها في
الإدارة لسبب ما.
- يوجد كشف لتسلم وتسليم أجهزة العرض للطالبات مع إرفاق البطاقة الجامعية
واستردادها عند إرجاع الأجهزة مع التأكد من سلامة الجهاز وجميع ملحقاته.
- عند وجود طالبات في القاعات بدون محاضرات أو في حالة تغيب الدكتور يتم
إنزال الطالبات إلى المكتبة.
- عمل جدول لاستراحات شعب الطالبات يوضح فيه كل السنة والشعبة وتوزيعه على
الأقسام لمعرفة استراحة الشعب لتسهيل عملية التواصل مع الأقسام.
- الاتصال بأعضاء هيئة التدريس من قبل الطالبات يتم عن طريق الإشراف الإداري.
- متابعة لوحة الإعلانات بشكل دوري وإزالة الإعلانات القديمة.
- ضبط الميدان والأدوار والتأكد من نظافة القاعات الدراسة ودورات المياه.
- الإشراف على حجز القاعة الذكية.
- متابعة صيانة القاعات الدراسية ودورات المياه وإيصال الشكاوى إلى مسؤول
الصيانة ومتابعتها.
- متابعة الكافتيريا وتسجيل الملاحظات بالإضافة إلى التوجيه المستمر لطاقم
العمل.
- تجهيز القاعة العامة للمحاضرات.
- تجهيز لجنة تدقيق الامتحانات من حيث القرطاسية والأدوات المكتبية.
- الإشراف على الطوابق أثناء الامتحانات والتدقيق على البطاقات الجامعية في
فترة الامتحانات.
- عمل إحصائية عن عدد الحافلات بالكلية والحافلات الخاصة.
- عمل مخطط عن سير حافلات الكلية.
- متابعة دورية لصيانة القاعات الدراسية والمكاتب الإدارية، مثل: الساعة –
الإضاءة – اجهزة التكييف.
5. نادي الإبداع.
6. الاتصال المؤسسي.
7. المكتبة.
رســـــم
تــــوضــــيـــحـــــي لهــــيـــــــكــــــــــل إدارة شؤون
الـــطـــــالـــــبـــــــات
الإدارة الاستراتيجية لشؤون الطالبات:
تعتبر الإدارة الاستراتيجية من أهم مقومات الفكر والتطبيق الإداري،
فالإدارة الاستراتيجية عبارة عن رحلة تمر بمراحل حتى تنتهي بالوصول إلى تحقيق
الفوز والهدف المطلوب.
فالإدارة الإستراتيجية للإدارة شؤون الطالبات في كلية الدراسات الإسلامية
والعربية تتكون من ثلاث
مراحل هي:
1. مرحلة التصميم.
2. مرحلة التطبيق.
3. مرحلة الـتقيـيم.
وهذه المراحل الثلاث تشكل عملية ذات خمس خصائص
أساسية هي:
1. لا يمكن البدء في مرحلة إلا قبل الانتهاء من المرحلة السابقة.
2. جودة كل مرحلة تتوقف على جودة المرحلة السابقة لها.
3. مراحل الإدارة الإستراتيجية متداخلة ومتكاملة، فالتغير الذي يحدث في أي
منها يؤثر على المراحل الأخرى.
4. الإدارة الإستراتيجية يجب أن تكون عملية مستمرة.
5. لابد من وجود تدفق مستمر للمعلومات ومراجعة مراحل هذه العملية.
سير مراحل الإدارة الاستراتجية للإدارة شؤون الطالبات:
أولا التصميم:
ويتم في هذه المرحلة التخطيط، وذلك بوضع رسالة ورؤية الكلية وتقييم البيئة
الداخلية وتحديد نقاط القوة والضعف، ووضع الأهداف المراد تحقيقها، حيث تتطلب
هذه المرحلة جمع المعلومات وتحليلها واتخاذ القرارات باختيار أفضل البدائل
وتتطلب أعلى درجة من الكفاءة،
فتكون هذه المرحلة في إدارة شؤون
الطالبات، كالآتي:
الرسالة:
إدارة شؤون الطالبات تقوم بتقديم الخدمات الطلابية لمستحقيها بما يرضي الله
عز وجل ثم أولياء الأمور والمجتمع لإيجاد بيئة دراسية جذابة للطالبات، ومحفزة
لهم على الدراسة في كلية الدراسات الإسلامية والعربية حتى تخرجهن بعون الله
تعالى.
الرؤية:
الوصول بخدمات شؤون الطالبات في الكلية إلى المستوى الذي يفوق ما هو مقدم في
مؤسسات التعليم العالي الأخرى في دولة الإمارات العربية المتحدة خلال السنوات
الماضية، بحيث تصبح هذه الكلية بمثابة منزل آخر للطالبات يتطلعن لقضاء مزيد
من الوقت فيها للدراسة والمثابرة ويشتقن لها إن غبن عنها ويتطلعن للرجوع
إليها بأسرع وقت ممكن.
القيم:
سيتم عند تنفيذ هذه الخطة وضع عدد من القيم التي ستؤخذ في عين الاعتبار، وهي:
1. التركيز على الطالب:
أي جعله محور خدمة الطالبات وتسخير كافة الموارد المتاحة بالكلية في خدمتهن.
2. تقدير الخبرات:
وتأتي في تقدير خبرة العاملين في إدارة شؤون الطالبات في الكلية وتدريبهن في
سبيل تطوير إدارة شؤون الطالبات لمستوى رفيع.
3. متابعة الجديد:
أي البحث عن كل جديد في مجال شؤون الطالبات وبذل الجهود وتطوير أفضل لإدارة
شؤون الطالبات وتطوير الخدمات التي تقدمها الإدارة.
4. بناء الشراكات:
وذلك في بناء شراكات داخلية وخارجية مع مؤسسات التعليم العالي الأخرى
والمجتمع المحلي لصالح تطوير إدارة شؤون الطالبات.
وضع أهداف إدارة شؤون الطالبات واستراتيجية العمل:
تنقسم أهداف إدارة شؤون الطالبات إلى خمسة أهداف أساسية يتحقق من خلالها
التطوير الأكاديمي والإداري لكلية الدراسات الإسلامية والعربية:
1. تعزيز البرامج الأكاديمية المختلفة وتطويرها وفق المعايير والمتطلبات التي
تحقق الجودة وتلبي حاجات المجتمع المحلي.
* إستراتيجية العمل:
- تعزيز العملية التدريسية بتوفير وسائل وتقنيات حديثة.
- دعم استخدام التكنولوجيا في التعليم وعقد الدورات في استخدام تقنيات
التدريس الحديثة.
- توسيع استخدام اللغة الإنجليزية في العملية التدريسية.
- التقويم الدوري للبرامج الأكاديمية لتتناسب مع حاجات المجتمع المتغيرة.
- التركيز على جانب البحث العلمي في البرامج الأكاديمية المطروحة.
2. تحفيز الطاقم الأكاديمي وتطوير أدائه.
*إستراتيجية العمل:
- تصميم وتنفيذ البرامج التدريبية لتطوير مهارات الطاقم الأكاديمي من خلال
تزويده بأساليب التدريس الحديثة ونشر ثقافة الجودة.
- تطوير برنامج المتابعة لأداء أعضاء الهيئة التدريسية.
- استقطاب كفاءات أكاديمية جديدة من جامعات مرموقة لدعم البرامج المختلفة
وتمكينها من متابعة التطورات العالمية.
- تفعيل الاتفاقات المبرمة مع الجامعات العربية والأجنبية.
- العمل بسياسة تنويع مصادر الخبرات العلمية لدى أعضاء الهيئة التدريسية
المرشحين للعمل.
- العمل على قيام مجلس الكلية بمهمته التطويرية والتنفيذية على أكمل وجه.
3. تحسين وتطوير البيئة التعليمية والخدمات الطلابية.
* إستراتيجية العمل:
- توسيع استخدام الخدمات الإلكترونية.
- زيادة فعالية الهيئة المشرفة على القضايا الطلابية.
- تفعيل أنشطة الأندية الطلابية العلمية.
- الارتقاء بمستوى الوسائل التعليمية المتوفرة في القاعات الدراسية.
- تطبيق المناخ التدريسي المناسب داخل القاعات الدراسية.
- دعم تفعيل العمل التطوعي لدى الطلبة.
- الرقي بمستوى الأنظمة والإجراءات الإدارية والخدمية.
- تصميم وتنفيذ مقترح الإرشاد الأكاديمي إلكترونياً.
4. ترتيب وتطوير العمل الإداري داخل شؤون الطالبات والإدارات الأخرى في
الكلية.
* إستراتيجية العمل:
- إدخال بعض التعديلات اللازمة على النظام الأكاديمي مع نشر المعرفة المناسبة
بالنظام الأكاديمي في أوساط أعضاء الهيئة التدريسية والطلبة.
- تطوير كفاءة برامج الحاسب الآلي الخاصة بشؤون الطالبات.
- المحافظة على انتظام اللجان التي تشرف عليها شؤون الطالبات.
- حوسبة مباشرة على عمل الأكاديميين والادرايين.
- تطوير برنامج جدولة امتحانات الكلية.
- وضع آلية لمتابعة الأعباء الإضافية والعاملين بالساعة.
- تصميم وتنفيذ مقترح الإرشاد الأكاديمي إلكترونيا.
5. ضمان الجودة في مختلف الأهداف السابقة.
ثانيا: التطبيق:
تهدف هذه المرحلة إلى تنفيذ إستراتيجيات العمل والأهداف التي تم وضعها في
مرحلة التصميم ، وتتطلب تهيئة الكلية بما قد يتطلبه ذلك من تعديل في الهيكل
التنظيمي وتحديد خصائص القوى العاملة وتدريبها وتنميتها فيما يساعد على تطبيق
إستراتجيات العمل وتحتاج مرحلة التصميم إلى النظرة الفلسفية والقدرة على
تحريك الموارد البشرية وغير البشرية بطريقة منظمة ومرتبة.
وأهم الأسس لنجاح هذه المرحلة تحديد المهام بناء على الأهداف التي تم وضعها
في مرحلة التصميم والتكامل والتعاون بين الأنشطة والوحدات الإدارية المختلفة
في إدارات الكلية لتنفيذها بكفاءة وفاعلية، وكما يحتاج التطبيق إلى أفكار
جديدة ليست تقليدية.
فمن المهام الرئيسية لشؤون الطالبات التي يتم تطبيقها في هذه المرحلة:
- التعرف على احتياجات واستفسارات الطالبات والرد عليها.
- استقبال الطالبات اللواتي يعانين من مشاكل ومساعدتهن في حلها.
- متابعة سلوك الطالبات من خلال القيام بجولات ميدانية في حرم الكلية.
- كتابة استمارات طلب التقارير الطبية الخاصة بالطالبات ومتابعتها.
- استلام التقارير الطبية وتسليمها للطالبات.
- وضع تعليمات لتنظيم المسابقات الثقافية بين الطالبات.
- إعداد خطط تلبي احتياجات الطالبات لتطوير النشاط الثقافي والاجتماعي
للطالبات.
- تحديد اجتماعات لإدارات التعليم لنشر الوعي الثقافي.
- وضع خطة للأنشطة مثل الندوات والمحاضرات والأمسيات والحفلات.
- تشجيع الطالبات اللواتي يملكن مواهب لممارستها وصقلها.
- تشجيع الطالبات على المشاركة في الأنشطة الطلابية والمسابقات.
- متابعة حضور وانصراف الموظفات.
- فتح ملف لكل موظفة وتحديث ذلك بصورة مستمرة.
- متابعة المعاملات التي تحتاج ردود من الأقسام الأخرى والإدارات.
- التعاون والقيام بأي مهام موكلة للقسم في أي مجال سواء التخصص أو غير
التخصص.
- التعاون مع جميع الأقسام الإدارية والأكاديمية وتقديم النصح والمشورة لمن
يحتاج سواء من الموظفات أو من أعضاء هيئة التدريس بمساعدتهم على الخروج من
الإشكالات العامة والخاصة.
- مساعدة الطالبات في الكشف عن قدراتهن الحقيقية وطاقاتهن .
- العمل على توجيه الطالبة حسب قدراتها وإمكانياتها لتحقيق التفوق والابتكار.
- مساعدة الطالبة في جو الاحترام المتبادل على مواجهة ما تتعرض له من مشكلات
تربوية أو نفسية أو اجتماعية في نطاق الحياة الجامعية وذلك وفق جسور مبنية
على الاحترام المتبادل.
- عمل ندوات ومحاضرات مختلفة تخدم الجانب الإرشادي للطالبات.
- توثيق علاقة الطالبة التي تحتاج للإرشاد بأساتذتها.
- التعامل مع القضايا المختلفة واحتواء المشكلات وحلها داخلياً.
- إحالة الطالبات اللواتي تتكرر مخالفاتهن إلى المجلس التأديبي.
- مصادرة أجهزة الجوال بالكاميرا ضماناً للانضباط.
ثالثاً: التقييم:
بعد الانتهاء من مرحلة التصميم والتطبيق نصل إلى آخر مرحلة وهي التقييم
لمعرفة مدى تناسب الخطة الإستراتيجية مع التغييرات التي تحدث داخلياً
وخارجياً ولتقييم مدى دقة التنبؤات التي تحتويها الخطط، ولا تعتبر القرارات
إستراتيجية إلا إذا كانت تهدف إلى زيادة قيمة الكلية
وزيادة قدرتها التعليمية والإدارية مثل إعادة التنظيم وإدخال الحاسب الآلي
وتبسيط الإجراءات، لذلك فإن تدريب العاملين فيها يعتبر قراراً إستراتيجياً
إذا كانت الكلية تدرب العاملين حتى يمتلكوا المهارات والمعارف اللازمة، ففي
هذه المرحلة يتم معرفة مدى نجاح مرحلتي التصميم والتطبيق ومدى نجاح وتحقيق
الأهداف التي تم وضعها، ووضع المقترحات والبدائل التي تساعد في تطوير العمل
في السنوات السابقة في الكلية.
مقترحات للعمل:
مقترحات للعمل في إدارة شؤون الطالبات لدفع عجلة العمل إلى الأمام:
- اختيار المقالات والموضوعات التي تنشر بلوحة المعلومات ويتم تعليقها بصفة
دورية أسبوعية.
- تنسيق محاضرات التوعية الدينية والثقافية والاجتماعية.
- تنظيم رحلات للطالبات علمية واستكشافية.
- تنظيم رحلات للطالبات المتفوقات علميا.
- تنظيم زيارات علمية استطلاعية للمعالم الأثرية.
- اقتراح الجوائز المناسبة للنشاط الثقافي و الاجتماعي وتوزيعها على
الطالبات.
- تنظيم جولات ميدانية داخل الكلية لمتابعة سلوك الطالبات.
- تنظيم ندوات وأمسيات وحفلات للترفيه.
- إقامة المعارض المختلفة
- المشاركة في المسابقات داخل الكلية وخارجها.
- الإشراف العام على المكتبة المركزية وقسم القبول والتسجيل.
اقتراحات لمتابعة الموظفات:
- عمل مسمى وظيفي لكل موظفة.
- عمل توصيف وظيفي يشمل تفاصيل عن المهام الوظيفية والأعمال اليومية
والمتابعات للموظفات.
- تعيين مشرفات لكل قسم للتقييم مع إعطاء تقرير عن حالة العمل اليومية.
- تشجيع الموظفات ذوي الكفاءة بالحوافز والجوائز.
- وضع برنامج الموظفة المثالية.
- عمل غداء جماعي.
عن التحديثات في الكتب:
- استخدام أحدث الأساليب التكنولوجية.
- عمل عرض على شاشة عرض صغيرة عن إدارة شؤون الطالبات للطالبات.
- عمل لوحة إعلانات عن الخدمات التي تقدمها شؤون الطالبات للطالبات.
- تكوين أو إنشاء مجموعة للأخبار تقوم ببث الأخبار للطالبات عن طريق الرسائل
النصية.
- التخطيط لمناقشات مفتوحة بين الطالبات والأساتذة في حوار ثقافي و اجتماعي
يشمل الأحداث الجارية في المجتمع.
- تدريب العاملات على أحدث الطرق في التعامل مع الطالبات.
- فتح ملف لكل موظفة يتضمن المسمى الوظيفي و مهامها بحيث يتم تحديثه بصورة
مستمرة.
مديرة شؤون الطالبات:
أ. لطيفة الجناحي
|
